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Poste à combler

Gestionnaire des services administratifs

(Affichage interne et externe)

L’AEFO est à la recherche d’une personne ayant d’excellentes connaissances dans la performance générale des opérations administratives et ayant un large éventail de compétences et d’expériences multidisciplinaires dans des domaines tels que la gestion des ressources physiques et des systèmes de communications électroniques, la gestion de projets, la coordination des activités des fournisseurs de services et de fournitures et la gestion de leurs contrats, la rédaction et la révision de documents, incluant des procès-verbaux, ainsi que la gestion de certains dossiers connexes aux ressources humaines.

Principales responsabilités

Sous la supervision de la direction des services administratifs et financiers, la ou le gestionnaire des services administratifs assure le fonctionnement efficace et efficient des opérations administratives connexes à la gestion des ressources physiques pour le siège social de l’AEFO et ses bureaux régionaux. Entre autres, cela comprend :

  • la responsabilité hiérarchique et la supervision de certains membres du personnel de soutien et de bureau;
  • l’administration des conditions de travail du personnel syndiqué et non syndiqué;
  • la gestion des horaires de travail du personnel administratif et de soutien, de son emploi du temps et de ses régimes de congés;
  • le maintien d’une collaboration et d’une communication étroites avec l’adjointe ou l’adjoint à la direction;
  • l’acquisition de l’équipement de bureau et de communication électronique (systèmes informatiques et téléphoniques) et la gestion des contrats d’entretien;
  • la gestion de l’approvisionnement adéquat de fournitures de bureau;
  • la gestion du système de conservation des documents électroniques et papier;
  • la gestion et le renouvellement des baux, ainsi que la gestion du bon fonctionnement, de l’entretien et de la réparation des locaux du siège social et des bureaux régionaux;
  • la gestion d’événements;
  • l’appui à la haute gestion dans plusieurs domaines tels que :
    - la négociation des conventions collectives du personnel de l’AEFO;
    - l’administration de certaines modalités des conventions collectives du personnel de l’AEFO;
    - la préparation, avec la superviseure ou le superviseur, des programmes de travail modifiés pour raison médicale ou autre;
    - le respect de diverses lois relatives aux opérations et au personnel de l’AEFO;
    - l’application de politiques et procédures;
    - la préparation et la présentation de divers rapports et d’analyses pour faciliter la prise de décision de la haute gestion de l’AEFO; et
  • l’appui au recrutement du personnel;

Exigences du poste

  • Diplôme postsecondaire dans un ou plusieurs domaines tels que l’administration des affaires, la gestion des ressources humaines et la gestion du travail de bureau;
  • Au moins cinq années d’expérience liée aux principales responsabilités du poste;
  • Une combinaison d’expérience et d’études connexes sera prise en considération à la discrétion de l’AEFO;
  • Maîtrise de logiciels Microsoft, tels que MS Office et SharePoint;
  • Connaissance de systèmes informatiques et téléphoniques;
  • Connaissance des systèmes et des équipements opérationnels d’un bureau multidisciplinaire;
  • Excellentes aptitudes de communication orale et écrite, en français et en anglais; Gestionnaire des services administratifs (Affichage interne et externe)
  • Mise en place et développement de relations de travail positives avec tout le personnel;
  • Faire preuve d’un sens aigu de l'organisation;
  • Orientée ou orienté vers les solutions et le bon suivi;
  • Souci du détail et de la qualité des résultats;
  • Autonomie;
  • Capacité à faire face au stress dans un environnement en constante évolution; et
  • Disponible pour travailler parfois en soirée ou la fin de semaine.

Conditions de travail

Les conditions de travail sont régies par une convention d’emploi personnelle. Le lieu de travail est situé à Ottawa, au siège social de l’AEFO.

Si cette possibilité de carrière vous intéresse, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae avant 16 h, le mercredi 31 août 2022, à l’attention de Karine Desrochers, à kdesrochers@aefo.on.ca.

Il est possible d’obtenir de plus amples renseignements en communiquant en toute confidentialité avec Anne Lavoie, directrice générale et secrétaire-trésorière, à alavoie@aefo.on.ca ou par téléphone au 613 219-3938.

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue.

L’AEFO souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Conformément aux exigences de Citoyenneté et Immigration Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyennes canadiennes et citoyens canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents.

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