Poste à combler

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Adjointe administrative ou adjoint administratif

L’Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO) est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif.

Principales tâches et responsabilités

Sous la supervision de l’adjointe exécutive à la direction générale, la personne recherchée aura à : 

  • Appuyer les membres du personnel cadre auxquels elle est rattachée ou il est rattaché dans le travail lié à divers dossiers et en assurer les suivis nécessaires.
  • Voir à la gestion et au classement de diverses listes, registres, documents et archives.
  • Préparer des lettres, des notes de service ou des rapports, etc. et en assurer la mise en page.
  • Coordonner la logistique de diverses rencontres et déplacements.
  • Préparer les relevés de dépenses, les factures diverses pour la comptabilité et faire les suivis nécessaires.
  • Participer à l’organisation logistique de réunions, formations, ateliers et autres.
  • Assister à des réunions, prendre les notes et rédiger les ébauches de procès-verbaux, d’aide-mémoire ou autres.
  • Assurer la rédaction de courriels, de notes de service, de lettres et de diverses communications à l’aide de contenu transmis par les membres du personnel cadre.
  • Effectuer, lorsque nécessaire, de l’entrée de données et des analyses.
  • Assurer des suivis logistiques avec des fournisseurs externes pour l’organisation de commandites et pour placer des commandes diverses.
  • S’acquitter de toutes autres tâches requises dans l’exercice de ses fonctions.
Exigences, qualifications et habiletés recherchées
  • Posséder un diplôme en secrétariat ou en administration ou l’équivalent.
  • Détenir au moins deux années d’expérience connexe au poste.
  • Habiletés à bien se servir et maîtriser les logiciels : Suite Microsoft, SharePoint et logiciels de visioconférence (Zoom ou autres).
  • Compétence avancée en communication : français et anglais (parlé et écrit).
  • Posséder de fortes habiletés de révision de texte.
  • Porter une grande attention aux détails et capacité de corriger des textes (coquilles, fautes de grammaire ou d’orthographe, incohérences terminologiques, etc.).
  • Démontrer de l’initiative, un grand sens d’organisation et de bonnes aptitudes de gestion de temps.
  • Avoir un sens très développé de l’organisation et de la gestion du temps, et capacité d’établir les priorités, de gérer les conflits d’échéances et de jongler avec les imprévus.
Conditions de travail

Les conditions de travail sont régies par une convention collective. Le lieu de travail est situé à Ottawa, au siège social de l’AEFO.

 

Si cette possibilité de carrière vous intéresse, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae avant 16 h, le vendredi 5 avril 2024, à l’attention de Karine Desrochers, à kdesrochers@aefo.on.ca.

Il est possible d’obtenir de plus amples renseignements en communiquant en toute confidentialité avec Karine Desrochers, adjointe exécutive à la directrice générale et secrétaire-trésorière, à kdesrochers@aefo.on.ca ou par téléphone au 613 716-6231.

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue.

L’AEFO souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Conformément aux exigences de Citoyenneté et Immigration Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyennes canadiennes et citoyens canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents.

 

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