Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

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Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

Poste à temps partiel (21 h/semaine, 10 mois/année)

L’Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens recherche une secrétaire administrative ou un secrétaire administratif dans la région de Timmins ou Thunder Bay. Les principales responsabilités incluent des tâches administratives et de bureau.

Description du poste

Sous la supervision de la présidence locale, la ou le titulaire du poste exécute des tâches administratives et de secrétariat. Les tâches relèvent de la présidence locale et certaines de l’agente ou l’agent et dont certaines exigent de la discrétion et le respect de la confidentialité.

La personne assumera des tâches administratives et de bureau, entre autres :

Réception
- Répondre et transférer les appels téléphoniques.
- Dépouiller le courrier.
Travail de bureau et de secrétariat
- Répondre aux courriels des membres et effectuer les suivis requis.
- Rédiger, créer, reproduire et acheminer divers documents et communications.
- Tenir à jour diverses listes et banques de données.
- Mettre à jour le site Web de l’unité locale.
- Voir au classement des documents et courriels dans SharePoint.à
- Assurer de la disponibilité et effectuer les achats de fournitures de bureau.
- Veiller au bon fonctionnement de l’équipement de bureau et référer toute problématique à la gestionnaire des opérations.
- Voir à la logistique, coordination, convocation et réservations de salle et équipements pour diverses rencontres, conférences, activités et formations.
- Préparer des lettres de libération syndicale.
- Participer à diverses réunions et rencontres et rédiger le procès-verbal.
- Préparer des envois massifs de courriels par l’entremise de Mailchimp.
- Assister les agentes et les agents en relations de travail (dossier de grief, sommaire chronologique, classement de courriels, création de tableaux, avis d’absence prolongé, RAEO, etc.).
- Organiser les visites d’école des présidences avec les membres délégués syndicaux.
Comptabilité
- Assurer l’exactitude de la demande de remboursements des membres.
- Procéder aux remboursements des membres par transfert Interac.
- Tenir à jour un tableau des dépenses.
- Transmettre tout document pertinent (demande de remboursement, facture, reçu) au service de la comptabilité.
Exécuter toute autre tâche assignée par la présidence d’unité.

Exigences

Diplôme, certificat, formation pertinente ou équivalent
1 an d’expérience connexe au poste
Excellente maitrise de la langue française
Niveau fonctionnel de la langue anglaise
Bonne connaissance de la suite Microsoft (Excel, Word, Outlook et PowerPoint)
Bonne habileté en prise de notes
Bonnes aptitudes de gestion de temps
Possède un sens d’initiative
Appui logistique dans l’organisation d’activités

Conditions

Le salaire et les conditions de travail sont selon un contrat d’emploi individuel.
Le poste est selon l’horaire de 10 mois du personnel enseignant, soit de la fin août à la fin juin.
La ou le titulaire du poste doit prévoir être en chômage lors de la fermeture du bureau (deux semaines à Noël, la semaine de relâche en mars et huit semaines à l’été.
Les unités syndicales desservies sont dans la région de Timmins et de Thunder Bay.
Date d’embauche : janvier 2026.
Heures de travail : 8 h à 16 h.
Il s’agit d’un poste en télétravail qui nécessitera des déplacements à l’occasion, entre autres, afin d’effectuer des photocopies ou de participer à certaines rencontres dans la région de Timmins ou de Thunder Bay. Le cas échéant, le kilométrage est remboursé selon la politique et procédure de l’AEFO en vigueur.

Si cette possibilité de carrière vous intéresse, veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae avant 16 h, le mercredi 3 décembre 2025, à l’attention de Karine Desrochers, à kdesrochers@aefo.on.ca.

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue. Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

L’AEFO souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à poser leur candidature et à s’auto-identifier si la personne le souhaite. Conformément aux exigences de Citoyenneté et Immigration Canada, toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyennes canadiennes et citoyens canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents.